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いったん紙で受け取った文書も電子化は可能

IT技術の発展・普及に伴い、ビジネスの世界ではオフィスのペーパーレス化が進行しています。現在では一般文書のやり取りをはじめ、決済や回覧文書等もオンラインネットワークによって電子データとして流通し、紙の文書はどんどん省略されるようになっています。 ただ、中にはどうしても省略できない文書もあります。たとえば重要な契約書類や官公署から交付される書類は今も紙のままでやり取りされるのが通例ですし、名刺や挨拶状、各種申込書やアンケート用紙などの顧客等から受け取った文書も紙として残ります。これらの紙文書も電子データ化して日常的にはそのデータを利用し、原本は倉庫などに保管すればオフィススペースを有効に使うことができます。 こうした紙文書の電子データ化を手がけているのが、スキャンサービス業者です。

専門サービスで大量の文書も楽々スキャン

紙の文書はデジタルスキャナーで読み込むことにとってデータ化が可能ですが、一般に市販されているようなスキャナーでは読み込み速度が遅く、スキャンするのは大変な時間がかかります。スキャンサービスに依頼すれば、業務用の高性能スキャナーで、大量の文書を短期間でデジタルデータ化することが可能です。 また、スキャンサービスと同時にOCR処理などのサービスを利用すればキーワード検索が可能になり、目的の文書を探し出す手間を効率化することができるようななります。 スキャンサービスは通常はサービス業者に文書を持ち込んでスキャンを依頼しますが、業者の中にはスタッフを派遣してサービスを行うところもあります。これだと持ち出し制限のかかっている文書なども安心して電子データ化できるので便利です。